Privatlivspolitik for Skovby Sportsklub

Vi behandler personoplysninger og skal overholde databeskyttelseslovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. 

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for os at behandle – eller når du beder os om det.

 

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Skovby Sportsklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens datakontaktperson, som er:

Kontaktperson: Pernille Kirk Østergaard, formand

CVR: 38595725

Telefonnr.: +45 30939121

Mail: skovbysportsklub@outlook.com

Hjemmeside: https://www.skovbysportsklub.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mail-adresse.
  • Navn og adresse på børn og unge under 18 år samt deres forældres kontaktoplysninger.

Oplysninger om ledere, trænere og bestyrelsesmedlemmer:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
  • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.
  • Bankkontonummer i relation til trænergodtgørelse, udlægsrefusion og lignende. 

• Fortrolige oplysninger/personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer.
  • Pasoplysninger og identifikationsoplysninger i forbindelse med oprettelse af bankkonti for foreningen.
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest i forhold til trænere.

  

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne direkte fra dig, herunder når du melder dig eller dit barn ind i sportsforeningen, og i forbindelse med dit eller dit barns daglige virke i sportsforeningen. I nogle tilfælde får vi oplysningerne andre kilder, fx:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af trænergodtgørelse, løn, i forbindelse med indhentning af børneattest med videre.
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursusdeltagelse med videre.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (aftale) med dig efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Behandling efter lovkrav efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
• Behandling med samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

 

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
• Levering af ydelser du har bestilt. 
• Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
• Opfyldelse af lovkrav.
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende.
• Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
• Offentliggørelse af kontaktoplysninger på ledere og bestyrelsesmedlemmer på foreningens informationskanaler, herunder på foreningens hjemmesiden og Facebook-side.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

 

Deling og videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen er medlem af forskellige forbund og idrætsorganisationer, og der sker videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktiviteter.

Endvidere sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.

Vi videregiver endvidere personoplysninger til offentlige myndigheder, herunder kommunen, for at overholde vores forpligtelser i forhold til medlemstalindberetning.  

Vi videregiver ikke personoplysninger til markedsføring uden dit samtykke. 

Vi deler kun personoplysninger med leverandører, som er nødvendige for, at leverandørerne kan levere deres tjenester. Vores leverandører, herunder IT-leverandører, fungerer som databehandlere for os og arbejder udelukkende efter vores instruks. De har dermed ikke ret til selv at beslutte, hvad dine personoplysninger skal bruges til, og vi bevarer kontrollen over oplysningerne. Vi har indgået databehandleraftaler med vores leverandører, der sikrer, at leverandørers niveau for beskyttelse af dine personoplysninger overholder de krav, vi har opstillet i denne Persondatapolitik, og i øvrigt gældende databeskyttelseslovgivning.

Samarbejdspartnere uden for EØS:

I visse tilfælde kan dine data blive overført til et land uden for EØS (det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde). Når vi samarbejder med leverandører i lande uden for EØS, benytter vi EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC) som publiceret af Kommissionen, som kontraktgrundlag.    

Skovby Sportsklub har indgået aftale med følgende leverandører uden for EØS:

USA:

• Microsoft. Se information om Microsofts privatlivspolitik her

• Google Analytics – indsamling af besøgsstatistik og i den forbindelse videregivelse af IP-adresser til Google. Google kan også videregive oplysningerne til tredjepart, hvor loven kræver dette, eller til tredjepart som udfører opgaver for dem. Se information om Googles privatlivspolitik klik her

• Facebook Inc. som underleverandør til Facebook Ireland – markedsføring af Skovby Sportsklub og i forbindelse med foreningens side og underside på Facebook. Se information om Facebooks privatlivspolitik her

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder eller træner.

Medlemmer: 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt, herunder af bogføringsmæssige hensyn i relation til udbetaling af trænergodtgørelse.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Indsigtsret

Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger foreningen behandler om dig.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Skovby Sportsklub har registreret om dig.

Ret til sletning

Du har ret til på begæring at få slettet de oplysninger, vi har indsamlet om dig, i det omfang formålet med indsamlingen og opbevaringen af oplysningerne ikke længere er aktuelt, og/eller vi i øvrigt i medfør af lovgivningen er forpligtet til at slette oplysningerne.

Ret til at tilbagekalde et samtykke

I det omfang vores behandling af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde samtykket, med den konsekvens, at vi skal bringe behandlingen af oplysninger til ophør, medmindre vi kan behandle oplysningerne på andet lovligt grundlag.

Ret til begrænsning af behandling

Du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, såfremt vores behandling går ud over, hvad der er lovligt m.v.

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne privatslivspolitik. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Datatilsynet kan kontaktes på dt@datatilsynet.dk, telefon 33193200 eller via klageformularen, der findes på https://www.datatilsynet.dk/databeskyttelse/klage-til-datatilsynet.

 

Opbevaringssikkerhed

Skovby Sportsklub beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Skovby Sportsklub har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler personoplysninger.

For at undgå datatab tager Skovby Sportsklub løbende back up af vores datasæt.

Skovby Sportsklubs sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den teknologiske udvikling.

 

Cookies

Skovby Sportsklub anvender cookies på vores hjemmeside. Cookies, der sættes ved dit besøg på vores hjemmeside, slettes i henhold til vores cookie-politik og specificeringen i vores cookie-tracker. Du kan til enhver tid selv slette cookies i din browser. 

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Der findes allerede en profil med samme navn og mailadresse på Holdsport.dk. Vil du logge på denne, eller oprette en ny?